Indberetning til Copydan Båndkopi:
Den anmeldte virksomhed skal hver måned af egen drift indberette antallet af blanke medier, der er udleveret/solgt, samt eventuelle oplysninger som Copydan Båndkopi måtte anmode om. Indberetningen sker via onlineservice. Copydan Båndkopi forbeholder sig ret til at pålægge den godkendte virksomhed administrationsgebyr, såfremt indberetning sker på anden måde.
Indberetningen for en måned skal ske senest ved udgangen af den efterfølgende måned. Hvis der er udleveret/solgt medier med vederlag, skal vederlaget ligeledes indbetales til Copydan Båndkopi senest ved udgangen af den efterfølgende måned. Ønsker den anmeldte virksomhed at modtage en faktura forud for betalingen, skal indberetning ske senest 14 dage før betalingsfristen.
Indberetningen skal omfatte ethvert udleveret/solgt blankt medie, uanset om medierne er udtaget til egen brug i den anmeldte virksomhed, er udleveret med eller uden modydelse, er solgt på prøve eller udleveret i konsignation m.v.
Salg uden vederlag:
Den anmeldte virksomhed kan udlevere/sælge blanke medier vederlagsfrit efter ophavsretsloven § 43, stk. 1, nr. 1-4 når:
1) Den anmeldte virksomhed kan fremlægge dokumentation for, at modtageren af de blanke medier er en anden anmeldt/godkendt virksomhed.
2) Den anmeldte virksomhed kan fremlægge udførselsdokumentation ved eksport til udenlandsk erhvervsvirksomhed.
3) Køber (den modtagne virksomhed/bruger) er godkendt hos Copydan Båndkopi efter de af Copydan Båndkopi nærmere fastsatte regler.
4) De blanke medier er solgt til de virksomheder, der er udpeget af respektive Danske Døves Landsforbund og Dansk Blindesamfund ifølge aftale med Copydan Båndkopi.
I øvrige tilfælde skal den anmeldte virksomhed som udgangspunkt alene sælge blanke medier med vederlag.
Fakturering:
Den anmeldte virksomhed skal ved enhver udlevering/ethvert salg af blanke medier udstede en faktura (afregningsbilag) til modtageren.
Fakturaen skal være forsynet med udstedelsesdato og indeholde oplysninger om den anmeldte virksomheds navn, leverandørens navn og adresse (hvis en anden end den anmeldte virksomhed), modtagerens navn og adresse samt leverancens art, mængde, hukommelse og/eller spilletid.
Det skal tydeligt fremgå af fakturaen om udleveringen/salget er sket med eller uden vederlag.
Vederlagets størrelse skal være angivet i fakturaen for hvert varenummer/blankt medie. Dvs. det samlede vederlag pr. varenummer.
Såfremt en udlevering omfatter både vederlagspligtige og vederlagsfri blanke medier, skal det fremgå af fakturaen, hvilke udleveringer der er vederlagsfri.
Regnskab:
Den anmeldte virksomhed skal føre regnskab over indkøb og udlevering af vederlagspligtige blanke medier. Regnskabet skal føres på en sådan måde, at de udleverede blanke medier, der lægges til grund for beregningen af vederlaget for enhver opgørelsesperiode, fremgår af regnskabet. Den anmeldte virksomheds regnskab for en periode skal være ført, inden indberetning foretages.
Regnskabet, der skal føres som en del af det almindelige forretningsregnskab, skal fremgå på en klar og overskuelig måde og skal indeholde sådanne specifikationer, at det kan danne grundlag for den af Copydan Båndkopi valgte kontrollørs kontrol med beregningen af vederlaget.
Den anmeldte virksomheds bogholderi skal indeholde særskilte konti for hver kategori af blanke medier, der er indkøbt og udleveret i vederlagsperioden. Bogholderiet skal indeholde særskilte konti for beregnet og betalt vederlag samt en særskilt konto for vederlagsfri udleveringer/salg i vederlagsperioden. Hertil skal føres konti for henholdsvis medier købet med og medier købt uden vederlag.
Den anmeldte virksomhed skal en gang om året foretage en fysisk optælling af beholdningen af vederlagspligtige blanke medier.
Den anmeldte virksomhed skal opbevare regnskabet, regnskabsbilag, lageropgørelser og andet regnskabsmateriale i 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår, jf. ophavsretslovens § 45, stk. 3.
Kontrol:
Den anmeldte virksomhed skal på begæring af en af Copydan Båndkopi valgt statsautoriseret revisor eller anden af Copydan Båndkopi valgt kontrollør, afgive oplysninger om udleveringer/salg af blanke medier
Den af Copydan Båndkopi valgte kontrollør har ret til, ved besøg i den anmeldte virksomhed, at gennemgå varebeholdninger, forretningsbøger, regnskabsbilag, købs- og salgsfaktura og andet regnskabsmateriale af betydning for kontrollen med beregning af vederlag. Disse besøg vil normalt være anmeldt, men såfremt det skønnes nødvendigt kan dette også ske uanmeldt.
Der faktureres – udover vederlag og renter fra forfald - en betaling for faktisk merarbejde for Copydan Båndkopi, såfremt kontrollen viser, at brugeren ikke har overholdt vilkårene.
Generelt:
Copydan Båndkopi vil i videst mulige omfang fremsende faktura, rykkere og anden information og korrespondance pr. mail eller på anden vis gøre det tilgængeligt elektronisk. Den anmeldte virksomhed skal sikre, at Copydan Båndkopi til hver en tid er i besiddelse af korrekte kontaktoplysninger herunder adresse, kontaktperson, e-mail-adresse, telefon og informere Copydan Båndkopi om ændringer i de registrerede oplysninger. Ændringer kan foretages via vores onlineservice (nederst på siden).
I alle tilfælde af tilbagebetaling af vederlag, eksempelvis som følge af fejlindberetning eller fejl i opgjort salg af blanke medier, gælder, at tilbagebetaling af vederlag kun kan ske mod betaling af gebyr, og tilbagebetaling af vederlag foretages kun for det indeværende år samt det forudgående år. Begæringen om tilbagebetaling/korrektion skal være skriftligt fremsat overfor Båndkopi inden udgangen af året efter det pågældende vederlagsår.
